TECH
Журнал про успешную карьеру разработчика
CAREER
ПРО HR
Как Ситимобил удалось адаптировать 180 сотрудников
в период самоизоляции
ПРО HR
Как Ситимобил удалось адаптировать 180 сотрудников в период самоизоляции
Когда началось распространение коронавируса в Китае, никто не ожидал, что он перевернет жизни людей всего мира. Страны закрывали свои границы, магазины и торговые центры по возможности переходили в онлайн, очный формат мероприятий отменялся, а компании переводили сотрудников на удалённый режим работы. Ситимобил не стал исключением.

Мы не могли позволить себе приостановить подбор, адаптацию и выход новых сотрудников в период самоизоляции, поэтому достаточно быстро перевели все процессы в удалённый формат, чтобы никого не подвергать опасности.
Как было до пандемии и как мы пересмотрели устоявшийся формат
Как было до пандемии и как мы пересмотрели устоявшийся формат
Перед компанией была цель — адаптировать под удалённый формат работы 180 новых сотрудников. Чтобы это сделать, нам пришлось кардинально пересмотреть устоявшиеся порядки — с 1 апреля мы начали принимать новых сотрудников и работать по новым правилам.
А теперь — подробнее о том, что мы сделали:

  • Изменили график приёма новых сотрудников. До пандемии новых сотрудников мы принимали в офисе четыре раза в неделю: с понедельника по четверг. В период самоизоляции мы решили ограничиться одним днём в неделю и стали принимать новых сотрудников по вторникам. Сделали приём полностью удалённым: в день выхода сотрудника сисадмин привозил к нему домой технику и документы для трудоустройства, помогал настроить ноутбук и нужные программы, забирал подписанные документы. Дальше мы связывались с сотрудником и узнавали, всё ли нормально и нужна ли ему помощь.

  • Перевели общение новых сотрудников с менеджером адаптации в удалённый формат. Раньше менеджер адаптации встречал новых сотрудников в офисе, рассказывал краткий план на день, ориентировал по первичным вопросам адаптации, знакомил с компанией и показывал офис. В период самоизоляции всё изменилось: за 3-4 дня до выхода до выхода на работу менеджер адаптации созванивался с каждым сотрудником, рассказывал, как будет проходить оформление и первый рабочий день, уточнял пожелания по технике и адрес, где в данный момент проживает сотрудник.

  • Начали знакомить новых сотрудников с компанией в режиме онлайн. Для этого у нас есть Welcome-встречи. Цель таких встреч — познакомить нового сотрудника с компанией и с коллегами. Раньше это происходило в офисе утром: менеджер адаптации рассказывал об истории компании, обычаях, традициях и основных правилах. Если в этот день выходило сразу несколько сотрудников, они знакомились друг с другом, а затем руководитель представлял их коллективу и вводил в курс дела. В период самоизоляции мы перенесли Welcome-встречи на вечер, так как люди живут в разных местах, и им привозили оборудование в разное время. Welcome-встречи стали проводить через Google Meet: каждый сотрудник рассказывал про себя, а потом его знакомили с компанией.

  • Организовали взаимодействие с коллегами в удалённом формате. В офисе всё было просто: новые сотрудники могли в любой момент обратиться за помощью к руководителю или коллегам. Во время самоизоляции пришлось полностью изменить формат: в первый рабочий день руководитель или ментор всё время находился на связи с новичком, чтобы ему было легче вникнуть в процесс работы. А чтобы сотрудники чувствовали, что работают в команде, мы раз в неделю устраивали общие онлайн-встречи: там каждый мог поделиться мнением по проекту, задать вопросы, поучаствовать в обсуждении плана работы на следующую неделю.
Как преодолеть трудности и расположить к себе сотрудников
Конечно, не обошлось и без трудностей. В основном, они были связаны с тем, что новым сотрудникам было непривычно и неудобно работать удалённо. Кто-то переживал, что не знает коллег в лицо, кому-то было сложно организовать свой рабочий день, а кто-то просто стеснялся выходить на видеосвязь из дома.

Евгений Лукьянчиков
Директор по развитию бизнеса
Первые три месяца всё было отлично — люди начали работать эффективнее. Но фстали забываться межличностные отношения, с коллегами было сложнее найти общий язык, а календарь был забит встречами и вопросами, многие из которых раньше решались на кухне в неформальной обстановке. Сейчас все без исключения хотят в офис. А я голосую за смешанный режим. В 2007-2010 г. я работал в Nokia, и у нас была международная политика home office раз в неделю, которым все могли пользоваться. Это может быть золотой серединой и уже проверено их опытом.
А ещё в удалённом формате взаимодействие внутри команды часто растягивалось. Если в офисе в любой момент можно подёргать наставника, когда что-то непонятно, то на удалёнке не всегда получалось быстро сконнектиться с другими специалистами, так как у всех рабочий день начинался и заканчивался по-разному.

Владимир Теблоев
Руководитель отдела мобильной разработки

Эффективность работы в какой-то момент упала. Коммуникации стали сложнее, больше тратим времени на то, чтобы решать небольшие вопросы. Крупные вопросы вообще стало тяжело решать.
Этот вопрос решали так: руководитель или ментор старались быть на связи в формате 24/7, чтобы новые сотрудники чувствовали поддержку.

Особенно трудно пришлось в первые две недели работы в удалённом режиме. Мы понимали, что люди, которые только начали работать в нашей компании, не чувствовали себя частью коллектива. Чтобы расположить их, мы старались постоянно взаимодействовать с ними. Для этого мы устраивали еженедельные видео-встречи сотрудников, а ещё один раз в две недели любой новичок мог пообщаться тет-а-тет с руководителем или ментором.

Ислентьев Максим
Руководитель отдела технической поддержки пользователей
Я строил отдел с нуля уже на удалёнке, и мне было проще адаптироваться, чем если бы я до этого работал в офисе. Могу сказать, что постоянного общения с коллегами не хватает всем. Поэтому я завёл Дискорд-канал, чтобы команда могла сидеть весь день на связи, как в офисе. Производительность стала выше средней, и сейчас команда даже побаивается возвращаться в офис, так как производительность может упасть.
Менеджеры по адаптации тоже не оставались в стороне. Чтобы понимать, как чувствует себя новый сотрудник, они устраивали плановые встречи на протяжении всего испытательного срока. Такие встречи были и до самоизоляции, но их важность все ощутили именно на удалёнке. На этих встречах новички с удовольствием рассказывали о своих переживаниях: что им нравится или не нравится в работе, чего не хватает в общении с руководителем, есть ли понимание процесса работы в команде, какие трудности возникают.
Очень важно, что мы могли разговаривать с новыми сотрудниками по видеосвязи. Так у нас был зрительный контакт, и мы могли наблюдать за эмоциями и поведением собеседника.
Конечно, бывало тяжело пообщаться с коллегами по видео, когда к экрану ноутбука лезут дети, соседи сверху затеяли ремонт, и связь лагает из-за нагрузки на приложение. Но мы спокойно относились к таким моментам и старались подстроиться под каждого сотрудника. Поэтому уже через две недели всё наладилось, и люди привыкли к такому формату работы.
Как принимали сотрудников из других городов
Во время самоизоляции мы принимали людей и из других городов. В целом процесс выхода и адаптации иногородних сотрудников ничем не отличался от работы с коллегами, которые проживали в Москве. Менеджеры по адаптации также созванивались с ними заранее, а за несколько дней перед выходом мы отправляли им необходимую технику и документы для трудоустройства. Сейчас уже большая часть иногородних сотрудников перебралась в Москву, чтобы общаться с коллегами лично и приезжать в офис.
Как повысить продуктивность, чтобы сотрудники не разбежались
В какой-то момент появились проблемы с продуктивностью: уже в мае стало понятно, что наступил некий кризис. Многие сотрудники столкнулись с размытием границ личного и рабочего времени, и получалось, что они ещё больше перерабатывали. Люди стали уставать, отвлекались на домашние дела, им было сложно работать эффективно. Причём они сами всё понимали, но ничего не могли с этим поделать.

Чтобы вернуться к ритму, мы устраивали общие созвоны, во время которых старались поддерживать рабочую атмосферу. А ещё мы устраивали кофе-брейки в формате видеосвязи, онлайн-квизы, разные игры.
Участие принимали все: от рядовых сотрудников до руководства. Это дало свои результаты, и в июле продуктивность снова вернулась.
Ребята почувствовали, что находятся в настоящем коллективе, и поняли, что лучше работать по графику офиса, чем растягивать рабочий день до глубокого вечера. Так они выстроили тайм-менеджмент и стали делать задачи в срок.
Как компания работает сейчас
Сейчас мы продолжаем выводить новых сотрудников один раз в неделю. При этом у них есть выбор — провести первый рабочий день в офисе или дома в удалённом формате.
Пока все выбирают офис, и нет ни одного человека, который бы захотел сразу начать работать из дома.

Для нас всё также важно, чтобы новичка в первый рабочий день лично встретил руководитель. Если по каким-то причинам это невозможно, сотрудника встречает кто-то из команды, знакомит с компанией и отвечает на вопросы.

Дальше человек также сам выбирает, будет он работать удалённо или в офисе. В основном, все сотрудники продолжают работать из дома и в офис приезжают 1-2 раза в неделю. А чтобы атмосфера в компании оставалась здоровой, наши сотрудники один раз в три дня сдают тест на COVID-19. Результаты им приходят SMS-сообщением, и если всё хорошо, то они могут приехать в офис.
Что говорят сотрудники
В целом все сотрудники спокойно приняли перевод на удалёнку. Никаких сокращений не было, зарплата осталась на прежнем уровне. Поэтому многие даже рады, что у них есть возможность работать из дома.

Никита Бондарь
Менеджер проектов

Мы поговорили с Никитой Бондарь, который пришёл к нам 16 июня и занимает должность менеджера проектов.
  • Интервьюер
    Никита, расскажи, как ты отнёсся к режиму самоизоляции в компании?
    Никита Бондарь
    Я понимал, что режим самоизоляции был необходим в то время, и отнёсся к этому положительно. Ситуация по заболеваемости была не очень хорошая, поэтому работать из дома было спокойнее. Когда работал дома, стал замечать, что продуктивность падает. Поэтому, несмотря на статистику заболеваемости, сейчас мне комфортно 2-3 раза в неделю приезжать в офис, тем более что офис у нас крутой! К тому же перед тем, как приехать в офис, мы сдаём тест на COVID-19, и для меня полезно знать, не болею ли я бессимптомно.
  • Интервьюер 
    Какие были первые эмоции о новости, что в Ситимобил ты выходишь удаленно?
    Никита Бондарь
    Я удивился, потому что думал, что сначала нужно будет хотя бы на один день приехать в офис, чтобы получить технику и подписать документы, а потом уже продолжать работать удалённо. А получилось по-другому — перед оформлением я заполнил Google-форму, где указал пожелания по технике и софту, а потом ко мне домой приехал сисадмин Ситимобила, передал технику и запечатанный конверт с документами для оформления. Он помог мне настроить программы на ноутбуке, а с рабочим процессом мне в целом было всё понятно.

    Приняли меня очень хорошо — в других компаниях я такого не встречал. Как раз в этот момент коллега с прошлой работы устраивался в другую компанию, и ему повезло меньше. На него завели какую-то заявку, в итоге он что-то недополучил, и из-за этого ему пришлось дважды ездить на работу и обратно. Я сравниваю свою историю с его опытом и понимаю, что у меня всё прошло гладко.
  • Интервьюер 
    Как проходил твой первый рабочий день? Что особенно запомнилось?
    Никита Бондарь
    Первым рабочим днём был вторник, но к тому моменту я уже пообщался с менеджером по адаптации и примерно понимал, что меня ждёт. В день выхода с самого утра со мной на связи был руководитель. Он отправил мне все необходимые памятки и сказал, что я могу в любой момент обращаться за помощью. Потом приехал сисадмин с техникой и документами, а после этого я получил все доступы и начал разбираться в программах. В середине дня у меня была удалённая Welcome-встреча с менеджером по адаптации и другими новыми сотрудниками, а потом — удалённая встреча с руководителем и командой.

    На самом деле первый день был лайтовым: меня не закидывали работой, и я мог спокойно разбираться с программами. Был момент, который запомнился. Я написал коллегам, что у меня плохо работает переходник для монитора, и на следующий день мне привезли новый. Все коллеги оказались отзывчивыми. Они тепло приняли меня и всегда были готовы помочь!

Евгений Гончаров
Руководитель отдела повышенных классов

А ещё мы побеседовали с Евгением Гончаровым, который 16 июня пришёл к нам на должность руководителя отдела повышенных классов. Вот, что рассказывает он.
  • Интервьюер 
    Евгений, расскажи, как ты отнёсся к режиму самоизоляции в компании?
    Евгений Гончаров
    К удаленке, именно к общей, а не в компании, я отнёсся как к всеобщему злу. На мой взгляд, при удалённой работе теряется нормальная коммуникация. В офисе можно подойти к коллегам и спросить, как у них дела, и заодно решить какие-то рабочие вопросы. Особенно присутствие в офисе важно при выполнении кросс-функциональных команд. А это важный момент для меня, так как моя команда завязана на взаимодействии со смежными командами.

    Мне очень помог руководитель при входе в компанию, иначе я не знаю, как бы проходило взаимодействие по рабочим процессам. А ещё сильно помогают общие чаты и кофе-брейки онлайн — там можно общаться с коллегами на нерабочие темы и поддерживать дух сплочённого коллектива. И все равно я думаю, что как только можно будет полноценно работать в офисе, многие ребята с удовольствием выйдут в оффлайн.
  • Интервьюер 
    Какие были первые эмоции о новости, что в Ситимобил ты выходишь удаленно?
    Евгений Гончаров
    Удалённую работу в Ситимобил я принял как неизбежное. Преимущество компании в том, что у сотрудников есть возможность проходить тест на COVID-19 хоть каждый день. Такой жест показывает отношение к сотрудникам в целом. А ещё культура компании помогла сгладить углы с удалёнкой. В целом, культура компании помогла сгладить углы с удалёнкой. Главным стрессом для меня было защищать проект на финальном интервью перед топами через Google Meet, а выход в компанию удалённо воспринимается уже не так страшно и волнительно.

    Процесс найма оказался более стрессовым! Основной минус заключается в том, что коллеги не всегда включают камеру при онлайн-встречах. И ты не понимаешь, что происходит, некоторые эмоции и реакции растекаются, а иногда создаётся впечатление, что говоришь в пустоту. Но это тоже можно принять, как неизбежное. Есть моменты, когда человек просто не может включить камеру. Сейчас с командой мы работаем в смешанном формате: пару раз в неделю встречаемся очно и обсуждаем важные моменты, а остальное время работаем на удалёнке. Но в дальнейшем я всё равно предпочту офисный формат работы для себя и для команды.
Как адаптация к удалёнке повлияла на работу компании
Чтобы переход на удалёнку был безболезненным для сотрудников, мы действовали максимально мягко. В результате нам удалось достичь сразу нескольких целей:

  • Подготовиться к форс-мажорам. Если раньше мы никогда не работали удалённо, то теперь у нас есть бесценный опыт, который может пригодиться в будущем.
  • Сохранить продуктивность. Несмотря на то, что в какой-то момент эффективность работы упала, мы смогли быстро восстановить её. Во многом помогли общие онлайн-встречи и постоянная поддержка руководства: люди чувствовали сплочённость команды и старались не подводить коллег.
  • Сохранить штат. Многим людям пришлось нелегко в период самоизоляции, но все они остались частью команды. Сейчас ситуация с COVID-19 остаётся непростой, поэтому мы даём сотрудникам выбор: продолжать работать удалённо или приезжать в офис. Большинство коллег выбирают смешанный формат — 2-3 раза в неделю они приезжают в офис, а остальное время работают из дома.

Сейчас становится понятно, что в частичном переходе на удалёнку нет ничего страшного. Тем более многим людям удобно приезжать в офис несколько раз в неделю, а остальное время работать из дома. А чтобы не терять продуктивность, важно наладить контакт внутри команды: каждый сотрудник должен чувствовать себя частью коллектива и понимать, какой вклад он вносит в развитие компании.
Хотите получить новогоднее предложение от head.z — зарегистрируйтесь на сервисе!

head.z - подбирает разработчиков под ваш стек, зарплату и локацию.


Другие статьи
    Подпишитесь на рассылку полезных писем про IT-подбор от head.z